¿Qué es una wedding planner?

A wedding planner is the person responsible for helping clients plan their wedding from start to finish or specific wedding activities. Your wedding planner is like your best friend when it comes to your wedding. They?ll also be like your fairy godmother when it comes to your celebration.

¿Cuál es la tarea de un planificador de bodas?

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The main function of a wedding planner is to plan, design and execute all aspects related to the wedding. They are in charge of listening to the client, understanding her needs. And vision about the wedding, creating a budget. And negotiating contracts with the suppliers that best suit the bride and groom’s budget.

La logística de la boda también está en sus manos, ellos armarán y desarmarán el plan para cada proveedor. Cree un momento óptimo y asegúrese de que las actividades del día de la boda se desarrollen sin problemas. Cualquier imprevisto que pueda surgir de la boda, el wedding planner lo solucionará sin que los novios o invitados se den cuenta.

Servicios de una organizadora de bodas

Hoy en día los servicios de un wedding planner son muchos, pero sin duda destacamos los más comunes. Asesoramiento, elaboración de presupuesto, búsqueda de locales y proveedores idóneos, estilismo de los novios. Organizar y acompañar el menú degustación, pruebas de maquillaje y peluquería.

La organizadora de bodas es la persona que acompaña y guía a la novia. Y novio durante los meses previos a la boda, a menudo hasta con dos años de antelación. Gracias a su experiencia en el sector, sabe cómo minimizar el tiempo. Por dónde empezar, cree un cronograma de pagos y mantenga a los novios al tanto.

También ofrecen planificación parcial de la boda o coordinación solo el día de la boda dependiendo un poco de las necesidades de las parejas.

¿Cuánto cobra una organizadora de bodas?

Cabe señalar que cada empresa de planificación de bodas es diferente y está especializada en distintas áreas. Algunos priorizan más el diseño y el estilismo, mientras que otros están especializados en bodas asiáticas con más de 300, 400 invitados. Otros ofrecen solo coordinación el día de la boda y demás. Ofrecen un servicio integral de planificación, ejecución, diseño y coordinación del día B.

Normally, wedding planners charge based on their experience in the sector. But it is also true that it will depend a lot on the area in which they live. In some areas of Spain, a wedding planner can cost from ?1,200 for a full wedding service, while if we talk about Madrid. Barcelona or Marbella, the price starts from ? 1,800 to ? 5,000, ? 7,000 and much more.

The price of a coordination is between ? 800 and ? 1500, depending on the number of guests, distances, logistics. And if the wedding will be executed by one or more coordinators.

¿Por qué debería contratar a una planificadora de bodas?

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Cuando las parejas empiezan a organizar su boda, la mayoría no sabe por dónde empezar. Muchas veces no han tenido ningún tipo de contacto con este sector y aunque a simple vista pueda parecer una tarea fácil. Os aseguro que es más complejo y estresante de lo que parece.

Today couples work and have very little time to research the market, find the optimal suppliers. The ideal venue that fits with their budget and many more tasks. That?s where a professional wedding planner comes in, they are easy to organize and hire. Here are five more reasons to hire a wedding planner:

1. Porque ella es la persona que te asesora y acompaña durante todo el proceso. Podrás comentar con ella todas tus inquietudes y necesidades ya que estará pendiente de ti en todo momento.

2. Porque conoce el sector, trabaja con varios proveedores y sabe negociar con ellos. Te recomienda las que mejor se adaptan a tus necesidades y presupuesto.

3. Te ahorra tiempo en gestión, logística, búsqueda innecesaria de multitud de proveedores. Que no se adaptan a tus necesidades y que solo te harán perder mucho tiempo.
4. Te ahorra tiempo en gestión, logística, búsqueda necesaria de multitud de proveedores. Que no se adapten a tus necesidades y que solo te harán perder mucho tiempo.

5. Según las estadísticas, una pareja que organiza su boda sin la ayuda de un profesional invierte entre 300-400 horas. Mientras que un planificador de bodas puede reducir estos tiempos a la mitad y esto se debe a su experiencia. Y conocimiento del sector, por lo que un wedding planner es sin duda una inversión rentable.

¿Cómo elegir tu planificador de bodas?

Anastasiia  |  Marbella Wedding®

La responsabilidad de organizar una boda es una montaña rusa emocional para las parejas. Algunos días habrá con el estrés de los preparativos, otros llenos de alegría y así sucesivamente. Por eso es importante contar con una persona que te entienda, que te ayude a realizar este proceso con tranquilidad y armonía.

Todas nuestras parejas experimentan estos sentimientos, nadie mejor que un wedding planner para entender por lo que estás pasando. La tarea de elegir tu wedding planner perfecta no será fácil ya que cada una tiene una personalidad y forma de trabajar diferente. Algunas parejas eligen al wedding planner de acuerdo a su edad, otras prestan más atención al trabajo que ha realizado. Y otros simplemente se guían por recomendaciones de amigos o familiares.

Mi consejo es que busques a una persona con la que tengas una conexión. Este es un punto bastante importante ya que son muchos meses de preparación y hay que sentirse muy cómodo en todo momento.

Que sea una profesional por supuesto, que sepa escuchar y dar soluciones óptimas a tus dudas. Piensa que el wedding planner se convierte en tu amigo, confidente y tiene que encajar con tu personalidad.

Tipos de organizadora de bodas

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La idea de un planificador de bodas nació en los Estados Unidos hace aproximadamente 50 años. Sí, sí 50 años, mientras que en España lleva unos años, pero ha venido para quedarse y hoy en día se ha convertido en una necesidad para muchas parejas españolas.

The term wedding planner is often confusing with “wedding coordinator”. And is important to note that there are different types of wedding planners, each one specializing in an area.

Entonces, un wedding planner es una persona que se dedica a planificar la boda, buscar proveedores, crear tiempos y otros aspectos relacionados con la planificación del evento. Un coordinador de bodas se dedica a coordinar el día de la boda. Ella no tiene que saber sobre la planificación, el diseño o el estilo del lugar.

Un diseñador de bodas o estilista es la persona encargada del diseño. Elegir la paleta de colores, muebles adecuados y combinar todos los elementos para que todo tenga armonía. A diferencia de la coordinadora, ella no tiene que saber planificar. Su tarea principal es estilizar el lugar para que todo quede perfectamente combinado.

Nuestros últimos trabajos de planificadores de bodas

Photo credit  |  Barbara Serrano Photography

In our latest works you can see different styles of weddings, each couple is unique and all our weddings are personalized. We are LGTB friendly and proud to celebrate love freely. Each couple is a unique story and they leave traces in our hearts. Take a look at our proposals and don’t forget that our designer can personalize every last detail in order to have an original wedding.

The Difference Between an Inhouse Wedding Coordinator and An External Wedding Planner

Without a doubt, an issue that always creates a lot of uncertainty. And couples have many doubts as to whether they need an external wedding planner. Or to continue with the one that the venue offers them for free. It’s time for the truth!

Una coordinadora interna de bodas es una persona que se encarga específicamente de los detalles relacionados con el lugar. Aunque aseguran que la ceremonia (en caso de ser simbólica). La recepción y el catering se realizan según lo programado, siempre se trabaja desde el punto de vista del lugar, no desde el tuyo.

Por otro lado, vigila los datos, si por ejemplo decides hacer una ceremonia religiosa. Tenga en cuenta que el coordinador interno no se hará cargo de la reserva y la documentación para la iglesia. Coordine su entrada y salida, reciba a los invitados y acompáñelos a su lugar. Decora las bancas con flores, pon el orden de la misa.

Tampoco coordina el transporte de la iglesia al lugar ni a los proveedores. Que ella haya elegido por su cuenta, organización del pre o postboda. Su horario es de Lunes a Viernes de 9:00- 17:00 normalmente y fuera de este horario. No puede comunicarse con ella incluso si tiene una emergencia.

Un planificador de bodas externo al lugar es responsable de la organización completa de todos los aspectos de la boda. Planea, diseña, coordina la boda de principio a fin. Ella crea la hoja de ruta y está en contacto con todos los proveedores para asegurarse. Que todos lleguen a tiempo, ejecutando su trabajo de manera impecable.

Ella es la encargada de reservar la iglesia y te informa de los trámites y documentación necesaria. El registro del matrimonio coordina su entrada y salida de la iglesia. Recibe a los invitados, coordina los buses y sale de la boda generalmente después de su primer baile.

Para cualquier emergencia está disponible los fines de semana o las tardes por la noche. Tenga en cuenta que esto no significa escribir o llamar durante su tiempo de sueño. Pero si tienes una emergencia, ella estará allí para resolverla.

Note: the external wedding planners work in synergy with the venue’s internal wedding planners. There is very good communication and complicity, after all, they both want your wedding to be spectacular. And without any inconvenience thus ensuring double peace of mind.

Wedding Planner Online Vs Physical Wedding Planner

Agata  |  Marbella Wedding®

El servicio online es perfecto para aquellas parejas que quieran planificar su propia boda. Pero se beneficiaría de la asistencia de expertos para encontrar el lugar perfecto para su gran día, así como para definir otros aspectos importantes.

Consiste en asesorías y mentorías online ya que muchas veces las parejas no saben por dónde empezar o quizás. Están en medio del proceso, pero empiezan a tener dudas e inquietudes. Ten en cuenta que este servicio es 100% online, lo que implica que el día de la boda. Tendrás que cuidar la coordinación de los proveedores y estar pendiente de todos los detalles.

Es muy común confiar ciertos aspectos a los familiares y esto en mi opinión es un gran error. Ya que tienen una responsabilidad a sus espaldas y esto les impide disfrutar de su celebración sin preocupaciones. No estar acostumbrado a tratar con proveedores, respetando la hoja de ruta. Este proceso puede generar estrés e incomodidad, por lo que recomiendo contratar a un coordinador y dejar todos los detalles en sus manos.

Por otro lado, un planificador de bodas físico es como el mundo lo define. Presente físicamente desde el principio hasta el final de la boda. Su tarea es cubrir absolutamente todos los detalles, estará pendiente de ti en todo momento. Y además de todos los proveedores ocupándose de todos los imprevistos. Y coordinar a la perfección la hoja de ruta o el timing conocido.

Responderán a todas las preguntas y dudas que puedan tener tus invitados sin que se molesten. Tú en el día más importante de tu vida. También serán responsables de pagar a esos proveedores. Que cobra sus servicios en efectivo y asegura que cumplen a cabalidad con lo prometido.

They?ll check all the elements of the decoration, the canapés of the cocktail without you or your family having to be aware of these aspects. Your only task will be to enjoy since I tell you from experience that the day flies by.

Consejos y trucos para futuras parejas

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The wedding process can be stressful, I’m not going to lie to you, more than once you are going to have discussions about this. The nerves are on the surface because you?ll be expecting the presence of many people and we want everything to be perfect.

Aunque suene un poco egoísta, mi primer consejo es que pienses en ti mismo, lamentablemente será difícil complacer a todos los invitados. El motivo es muy sencillo, todos somos diferentes, nos gustan ciertos colores, temáticas, comida, decoración y un sinfín de diferencias más, no olvides que la boda es tuya y por ello te tienes que sentir identificado.

Para que nadie os haga comentarios injustificados sobre vuestra boda, un muy buen truco es mantener en secreto el menú elegido, la paleta de colores y más elementos. Solo dale una pequeña pista con las invitaciones de papel, pero quédate con todo lo demás es una sorpresa.

Otro consejo sería contratar una wedding planner o coordinadora de bodas por el día y así olvidarte de negociaciones con proveedores, logística, planes de montaje y desmontaje, etc. ¿Quieres también un consejo para elegir la que mejor se adapta a tus necesidades? Aquí va: debe ser una persona sencilla, apasionada por su trabajo. También debe ser abierta y comunicativa y que tengas la sensación de que es tu amiga de confianza.

¡Atención! Cosas que no debes pedir a tu Planificadora de bodas

Sin duda algunos puntos bastante interesantes a tratar, muchos de los novios o familiares piden cosas que están fuera de lugar y que todo wedding planner debería negarse a cumplir.

1. Lidiar con los problemas familiares.

Es muy común que aparezcan diferencias, quizás a tu mamá no le gustan las flores, tu tía quiere ayudar a decorar, pero tu suegra también quiere involucrarse. Cuando tanta gente quiere coordinarse según su criterio, las cosas se pueden complicar y poner a la pareja en un compromiso.

Pedirle a tu wedding planner que arregle estos problemas no es la solución, ni tampoco que los familiares los llamen directamente. Recuerda que el servicio de wedding planner incluye varias horas de trabajo que se dedican exclusivamente a la boda y no a problemas familiares.

2. Reemplazar a un DJ con pen drive casero

Muchas veces, las parejas quieren ahorrarse los honorarios del DJ, piensan que es mejor llevar un pen drive al lugar. Piensan que el wedding planner está al tanto de su funcionamiento y cuando debe tocar x canción. El wedding planner no es un técnico de sonido y tiene demasiadas tareas para estar a cargo del pendrive. Ella no se hará responsable en caso de que las canciones estén mal ordenadas o simplemente no funcionen en el momento.

3. Trabaja más horas de las que estipula tu contrato

Ten en cuenta que un wedding planner tiene más parejas que atender y si requieres más horas tendrás que pagar un precio extra por ello, al igual que si le pides al lugar un plato más de comida, o que el fotógrafo se quede 2 mas horas.

4. Creer que el planificador de bodas está disponible 24/7

This is a fairly common mistake, although every time Couples understand that the wedding planner is a person and have their own life, as well as more couples to manage, suppliers, negotiations, etc. You can’t expect him to call you back at 1:30 in the morning or answer your WhatsApp at 4:30, they are hours of rest and you have to respect this.

5. Cuidar los baños

Por raro que parezca, hay parejas que piden a su wedding planner que revise los sanitarios, cambie el papel o arregle las cestas con productos. Para ello hay que contratar personal de limpieza ya que no son tareas de un wedding planner, recuerda que ella está presente para que se cumpla con la planificación, ejecución y coordinación de la boda.

If You Don’t Hire A Wedding Planner, Do This!

¿Has decidido ser tu wedding planner y encargarte de toda la organización y planificación? Enhorabuena, será un reto y no todo el mundo está dispuesto a intentarlo.

Lo primero que debes hacer es investigar muy bien el mercado, establecer un presupuesto y una lista de invitados. Una vez que tengas en mente un presupuesto para toda la boda, comienza a buscar lugares. Esta tarea llevará tiempo ya que es uno de los pasos más importantes. Una vez que haya elegido el lugar, comience a contratar a los proveedores más importantes, como el catering, el fotógrafo, la floristería.

I advise you to send an RSVP because you can?t make the guest list until you know the guests who will actually be able to attend your wedding. We estimate that you will have at least 20/30 fewer people and if it is a wedding destination it may be even more. So before printing the paper invitations it is good to have a more realistic number.

Make it very orderly, create payment calendars, save receipts and contracts for each supplier, define the color palette according to the venue and your personality, choose the decorations, specify the menu test, dress and suits, ladies’ dresses, makeup and hairdressing and establish meetings with suppliers.

Tres o cuatro meses antes, envía las invitaciones en papel, crea el plano de asientos, pide cita para los tratamientos de belleza e intenta descansar lo máximo posible, los días previos a tu boda estarás ansiosa y puede que te cueste dormir .

Si te interesa esta profesión mira mi post sobre cómo ser wedding planner

Have you organized a friend’s wedding and have you loved the process? Or maybe you are getting married and you would like to be your own wedding planner but you do not have experience in the wedding sector? I invite you to try our wedding planner course with which you will achieve the knowledge you need in organizing events and thus dedicate yourself to this wonderful profession.

Los contenidos de cada tema están diseñados para ayudarte a planificar paso a paso, crear una hoja de ruta, calendarios de pago, planes de montaje y desmontaje, moodboards inspiradores, programas que te facilitan la gestión de todos los detalles.

También hay consejos sobre cómo atraer más clientes fácilmente, cómo cobrar por los servicios de su organizador de bodas y cosas a tener en cuenta al planificar una boda nacional o bodas de destino.