¿Qué es una Wedding Planner?

Un organizador de bodas es la persona encargada de asistir a los clientes en la planificación de su boda, desde el principio hasta el final o en actividades específicas relacionadas con la celebración. Su organizador de bodas es como su mejor amigo en cuanto a su boda se refiere. También será como su hada madrina en lo que respecta a su celebración.

¿Cuál es la tarea de una Wedding Planner?

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La principal función de un organizador de bodas es planificar, diseñar y ejecutar todos los aspectos relacionados con la boda. Están a cargo de escuchar al cliente, comprender sus necesidades y visión sobre la boda, crear un presupuesto y negociar contratos con los proveedores que mejor se ajusten al presupuesto de los novios.

La logística de la boda también está en sus manos; ensamblarán y desmontarán el plan para cada proveedor, crearán un timing óptimo y se asegurarán de que las actividades del día de la boda se desarrollen sin contratiempos. Cualquier imprevisto que pueda surgir durante la boda, el organizador lo resolverá sin que los novios o invitados lo perciban.

Servicios de una Wedding Planner

Hoy en día, los servicios de un organizador de bodas son variados, pero sin duda destacamos los más comunes. Asesoramiento, creación de presupuesto, búsqueda de lugares y proveedores adecuados, estilismo para la pareja. Organización y acompañamiento en la degustación del menú, pruebas de maquillaje y peluquería.

El organizador de bodas es la persona que acompaña y guía a la novia y al novio durante los meses previos al enlace, a menudo hasta dos años antes. Gracias a su experiencia en el sector, sabe cómo minimizar el tiempo, dónde comenzar, crear un calendario de pagos y mantener a la pareja al tanto de todo.

También ofrecen planificación parcial de la boda o coordinación únicamente el día del enlace, dependiendo un poco de las necesidades de las parejas.

¿Cuál es la carga de una Wedding Planner?

Es importante destacar que cada empresa de organización de bodas es única y especializada en diferentes áreas. Algunas priorizan más el diseño y la estilización, mientras que otras se especializan en bodas asiáticas con más de 300, 400 invitados. Otras ofrecen únicamente coordinación el día de la boda, mientras que algunas brindan un servicio integral de planificación, ejecución, diseño y coordinación del gran día.

Por lo general, los organizadores de bodas establecen sus tarifas en base a su experiencia en el sector. Sin embargo, también es cierto que esto puede variar significativamente según la zona geográfica en la que se encuentren. En algunas áreas de España, el costo de un organizador de bodas puede partir desde los €1,200 para un servicio completo, mientras que en ciudades como Madrid, Barcelona o Marbella, los precios oscilan entre €1,800 y €5,000, e incluso superan los €7,000.

El precio de la coordinación se sitúa entre €800 y €1,500, dependiendo del número de invitados, las distancias y la logística involucrada, así como del número de coordinadores que participen en la ejecución de la boda.

¿Por qué debería contratar a una Wedding Planner?

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Cuando las parejas comienzan a organizar su boda, la mayoría de ellas no saben por dónde empezar. A menudo, no han tenido ningún contacto previo con este sector y aunque a primera vista pueda parecer una tarea sencilla, le aseguro que es más compleja y estresante de lo que parece.

Hoy en día, las parejas trabajan y disponen de muy poco tiempo para investigar en el mercado, encontrar proveedores óptimos, el lugar ideal que se ajusta a su presupuesto y muchas más tareas. Es aquí donde entra en juego un organizador de bodas profesional; son fáciles de organizar y contratar. Aquí hay cinco razones más para contratar a un organizador de bodas:

1. Porque es la persona que le asesora y le acompaña durante todo el proceso. Puede discutir con ella todas sus inquietudes y necesidades, ya que estará pendiente de usted en todo momento.

2. Porque conoce el sector, trabaja con varios proveedores y sabe cómo negociar con ellos. Recomienda aquellos que mejor se adaptan a sus necesidades y presupuesto.

3. Le ahorra tiempo en gestiones, logística y en la búsqueda innecesaria de multitud de proveedores que no se adaptan a sus necesidades y que solo le harían perder mucho tiempo.

4. Son organizados, conocen los lugares y siempre tienen un plan B, C y D si es necesario. Tienen la capacidad de resolver todas las situaciones imprevistas que puedan surgir.

5. Según las estadísticas, una pareja que organiza su boda sin la ayuda de un profesional invierte entre 300 y 400 horas. Mientras que un organizador de bodas puede reducir a la mitad estos tiempos gracias a su experiencia y conocimiento del sector. Por tanto, un organizador de bodas es sin duda una inversión rentable.

¿Cómo elegir a una Wedding Planner?

Anastasiia  |  Marbella Wedding®

La responsabilidad de organizar una boda es un viaje emocional para las parejas. Algunos días estarán llenos de estrés por los preparativos, otros rebosarán de felicidad y así sucesivamente. Por eso es crucial contar con alguien que le comprenda a usted, que le ayude a llevar a cabo este proceso con tranquilidad y armonía.

Todos nuestros novios experimentan estas sensaciones; nadie mejor que un organizador de bodas para entender por lo que están pasando. La tarea de elegir a su organizador de bodas perfecto no será sencilla, ya que cada uno tiene una personalidad distinta y un modo de trabajar único. Algunas parejas eligen al organizador de bodas según su edad, otras prestan más atención al trabajo que han realizado. Y hay quienes simplemente se guían por recomendaciones de amigos o familiares.

Mi consejo es que busque a una persona con la que sienta conexión. Este es un punto bastante relevante, dado que hay muchos meses de preparación y tiene que sentirse muy cómodo en todo momento.

Es fundamental que sea una profesional, por supuesto, que sepa escuchar y brindar soluciones óptimas a sus dudas. Piense que el organizador de bodas se convierte en su amigo, confidente y tiene que encajar con su personalidad.

Tipos de Wedding Planner

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La idea de un organizador de bodas nació en los Estados Unidos hace aproximadamente 50 años. Sí, 50 años, mientras que en España ha sido hace unos cuantos años, pero ha llegado para quedarse y hoy en día se ha convertido en una necesidad para muchas parejas españolas.

El término “organizador de bodas” a menudo se confunde con “coordinador de bodas”. Es importante señalar que existen diferentes tipos de organizadores de bodas, cada uno especializado en un área.

Así, un organizador de bodas es una persona dedicada a planificar la boda, buscar proveedores, crear cronogramas y otros aspectos relacionados con la planificación del evento. Un coordinador de bodas se dedica a coordinar el día de la boda. No tiene por qué saber sobre planificación, diseño o estilo del lugar.

Un diseñador o estilista de bodas es la persona a cargo del diseño. Escoge la paleta de colores, los muebles adecuados y combina todos los elementos para que todo tenga armonía. A diferencia del coordinador, no tiene que conocer la planificación. Su tarea principal es estilizar el lugar para que todo esté perfectamente combinado.

Nuestros ultimo trabajos como Wedding Planner

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En nuestros últimos trabajos, podrá apreciar una diversidad de estilos en bodas; cada pareja es única y todas nuestras bodas son personalizadas. Nos enorgullece ser inclusivos con la comunidad LGTB y celebrar el amor en plena libertad. Cada pareja representa una historia singular que deja huellas imborrables en nuestros corazones. Le invitamos a explorar nuestras propuestas, recordando que nuestro diseñador puede personalizar hasta el último detalle para lograr una boda original y exclusiva.

Diferencias entre un Coordinador Interno y un Wedding Planner Externo

Sin duda, un tema que siempre genera mucha incertidumbre. Y las parejas tienen muchas dudas sobre si necesitan un organizador de bodas externo o continuar con el que les ofrece el lugar de celebración de forma gratuita. ¡Es hora de conocer la verdad!

Un coordinador interno de bodas es alguien específicamente encargado de los detalles relacionados con el lugar. Aunque se aseguran de que la ceremonia (en caso de ser simbólica), la recepción y el catering se lleven a cabo según lo programado, siempre trabajan desde el punto de vista del lugar, no desde el suyo.

Por otro lado, es importante tener en cuenta los datos. Por ejemplo, si deciden tener una ceremonia religiosa, tengan en cuenta que el coordinador interno no se encargará de la reserva y documentación para la iglesia. Coordinar su entrada y salida, recibir a los invitados y acompañarlos a su lugar. Decorar los bancos con flores, poner en orden la misa.

Tampoco coordinará el transporte desde la iglesia hasta el lugar de celebración ni con los proveedores que ustedes hayan elegido por su cuenta, la organización de eventos previos o posteriores a la boda. Sus horarios son generalmente de lunes a viernes de 9:00 a 17:00 y fuera de estos horarios, no se puede contactar con ella incluso en caso de emergencia.

Una planificadora de bodas externa al lugar de celebración es responsable de la organización completa de todos los aspectos de la boda. Planifica, diseña, coordina la boda de principio a fin. Ella crea la hoja de ruta y está en contacto con todos los proveedores asegurándose de que todos lleguen a tiempo y ejecuten su trabajo de manera impecable.

Ella se encarga de reservar la iglesia y les informa sobre los pasos y la documentación necesaria. Coordina su entrada y salida de la iglesia, recibe a los invitados, coordina los autobuses y suele abandonar la boda después de su primer baile.

Para cualquier emergencia, está disponible los fines de semana o por las noches. Tenga en cuenta que esto no significa escribirle o llamarla durante su tiempo de descanso, pero si tienen una emergencia, estará allí para solucionarlo.

Nota: los planificadores de bodas externos trabajan en sinergia con los planificadores internos del lugar de celebración. Existe una muy buena comunicación y complicidad, después de todo, ambos desean que su boda sea espectacular y sin ningún inconveniente, asegurando así una tranquilidad doble.

Wedding Planner Online Vs Wedding Planner Física

Agata  |  Marbella Wedding®

El servicio en línea es ideal para aquellas parejas que desean planificar su propia boda, pero se beneficiarían de la asistencia de expertos para encontrar el lugar perfecto para su gran día, así como definir otros aspectos importantes.

Consiste en consultorías y mentorías en línea, ya que muchas veces las parejas no saben por dónde empezar o quizás están en medio del proceso, pero comienzan a tener dudas e inquietudes. Tenga en cuenta que este servicio es 100% en línea, lo que implica que el día de la boda tendrá que encargarse de la coordinación de los proveedores y estar al tanto de todos los detalles.

Es muy común encomendar ciertos aspectos a los familiares, lo cual, en mi opinión, es un gran error. Ya que tienen una responsabilidad detrás de ellos y esto les impide disfrutar de su celebración sin preocupaciones. Al no estar acostumbrados a tratar con proveedores y respetar la hoja de ruta, este proceso puede generar estrés e incomodidad. Por lo tanto, recomiendo contratar a un coordinador y dejar todos los detalles en sus manos.

Por otro lado, un organizador de bodas físico es, como el mundo lo define, físicamente presente desde el principio hasta el final de la boda. Su tarea es cubrir absolutamente todos los detalles, estará pendiente de usted en todo momento. Además de todos los proveedores, se ocupará de todos los imprevistos y coordinará perfectamente la hoja de ruta o el conocido timing.

Responderán todas las preguntas y dudas que sus invitados puedan tener sin molestarle en el día más importante de su vida. Tambi

Revisarán todos los elementos de la decoración.

Consejos y Trucos de Wedding Planner para Futuras Parejas

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El proceso de la boda puede resultar estresante, no voy a engañarle. En más de una ocasión surgirán discusiones al respecto. Los nervios estarán a flor de piel, pues esperará la presencia de numerosas personas y deseamos que todo sea perfecto.

Aunque suene un tanto egoísta, mi primer consejo es que piense en usted mismo/a, lamentablemente será difícil complacer a todos los invitados. La razón es muy simple: todos somos diferentes, nos gustan ciertos colores, temas, comidas, decoraciones y una infinidad de otras particularidades. No olvide que la boda es suya y, por ende, debe sentirse identificado/a con ella.

Para evitar comentarios innecesarios sobre su boda, un truco muy efectivo es mantener en secreto el menú elegido, la paleta de colores y otros elementos. Tan solo dé una pequeña pista con las invitaciones de papel, pero mantenga todo lo demás como una sorpresa.

Otro consejo sería contratar a un organizador o coordinador de bodas para el gran día y así olvidarse de negociaciones con proveedores, logística, montajes y desmontajes, etc. ¿Quiere también un consejo para elegir al que mejor se adapte a sus necesidades? Aquí va: debe ser una persona sencilla, apasionada por su trabajo. Además, debe ser abierta y comunicativa, y sentir que es su amiga de confianza.

¡Atención! Aspectos que no debes preguntarle a tu wedding planner

Sin lugar a dudas, hay varios puntos bastante interesantes para discutir, ya que muchas parejas o familiares piden cosas que están fuera de lugar y que todos los organizadores de bodas deberían rechazar cumplir.

1. Lidiar con problemas familiares.

Es muy común que surjan diferencias; quizás a su madre no le gusten las flores, su tía quiera ayudar a decorar, pero también su suegra quiera participar. Cuando tantas personas desean coordinar según sus criterios, las cosas pueden complicarse y comprometer a la pareja.

Pedirle a su organizador de bodas que resuelva estos problemas no es la solución, tampoco lo es que los miembros de la familia los llamen directamente. Recuerde que el servicio de organización de bodas incluye varias horas de trabajo exclusivamente dedicadas a la boda y no a problemas familiares.

2. Reemplazar a un DJ con una memoria USB casera

En muchas ocasiones, las parejas quieren ahorrar en los honorarios del DJ y piensan que es mejor llevar una memoria USB al lugar. Piensan que la organizadora de bodas está al tanto de su funcionamiento y cuándo debería reproducir cierta canción. La organizadora de bodas no es técnica de sonido y tiene demasiadas tareas como para encargarse de la memoria USB. No se hará responsable en caso de que las canciones estén mal ordenadas o simplemente no funcionen en el momento.

3. Trabajar más horas de las estipuladas en su contrato

Tenga en cuenta que una organizadora de bodas tiene más parejas que atender y si requiere más horas, tendrá que pagar un precio adicional por ello, igual que si pide al lugar una comida extra o que el fotógrafo se quede 2 horas más.

4. Creer que la organizadora de bodas está disponible las 24 horas, los 7 días

Este es un error bastante común, aunque cada vez las parejas comprenden que la organizadora de bodas es una persona y tiene su propia vida, así como más parejas que manejar, proveedores, negociaciones, etc. No puede esperar que le devuelva la llamada a la 1:30 de la mañana o responda su WhatsApp a las 4:30, son horas de descanso y hay que respetarlas.

5. Estar pendiente de los baños

Por muy inusual que parezca, hay parejas que piden a su organizadora de bodas que vigile los baños, reemplace el papel o arregle las canastas con productos. Para esto, hay que contratar personal de limpieza, ya que no son tareas de una organizadora de bodas. Recuerde que ella está presente para garantizar que la celebración fluya sin problemas.

Si no contratas a una wedding planner, ¡haz esto!

¿Ha decidido encargarse usted mismo de la planificación de su boda y ocuparse de toda la organización? Felicitaciones, será un desafío y no todos están dispuestos a intentarlo.

Lo primero que debería hacer es investigar muy bien el mercado, establecer un presupuesto y una lista de invitados. Una vez que tenga en mente un presupuesto para toda la boda, comience a buscar lugares. Esta tarea llevará tiempo, ya que es uno de los pasos más importantes. Una vez que haya elegido el lugar, empiece a contratar a los proveedores más importantes, como el catering, el fotógrafo, el florista.

Le recomiendo que envíe un RSVP porque no podrá elaborar la lista de invitados hasta que conozca a los invitados que realmente podrán asistir a su boda. Estimamos que tendrá al menos 20/30 personas menos y, si se trata de una boda de destino, puede que sea incluso más. Por lo tanto, antes de imprimir las invitaciones en papel, es bueno tener un número más realista.

Hágalo de manera muy ordenada, cree calendarios de pagos, guarde recibos y contratos para cada proveedor, defina la paleta de colores según el lugar y su personalidad, elija las decoraciones, especifique la prueba del menú, el vestido y los trajes, los vestidos de las damas, el maquillaje y la peluquería y establezca reuniones con los proveedores.

Tres o cuatro meses antes, envíe las invitaciones en papel, cree el plano de ubicación, haga una cita para los tratamientos de belleza y trate de descansar lo más posible, los días antes de su boda estará ansioso y puede que le resulte difícil dormir.

Si estás interesado en cómo ejercer esta profesión, lee mi post de Cómo ser wedding planner

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También encontrará consejos sobre cómo atraer más clientes fácilmente, cómo establecer tarifas por sus servicios como organizador de bodas y aspectos a tener en cuenta al planificar bodas nacionales o bodas de destino.